Функции архивного отдела администрации Жирновского муниципального района.

Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:

1. Осуществляет хранение:
- документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений, муниципальных унитарных предприятий;

-документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории Жирновского муниципального района и отнесенных к федеральной собственности и собственности Волгоградской области;

- документов негосударственных организаций, общественных организаций и движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в архивный отдел;

- документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Жирновского муниципального района;
- фотодокументов, отражающих прошлое и настоящее Жирновского муниципального района.

2. Осуществляет государственный учет документов, принятых в архивный отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в отдел по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области.

3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

4. Разрабатывает списки организаций – источников комплектования архивного отдела, представляет их на согласование в отдел по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области и на утверждение главе администрации Жирновского муниципального района.

5. Организует отбор архивных документов организаций-источников комплектования архивного отдела для постоянного хранения и осуществляет их прием в архивный отдел.

6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архивном отделе.

7. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в организациях – источниках комплектования архивного отдела.

8. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций – источников комплектования архивного отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

9. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций-источников комплектования архивного отдела:

- Положение об экспертной комиссии;
- Положение об архиве;
- Инструкцию по делопроизводству;
- Номенклатуру дел.

10. Осуществляет в установленном порядке:
- рассмотрение и представление на утверждение и согласование экспертно-проверочной методической комиссии отдела по управлению архивами министерства культуры Волгоградской области, поступившие от организаций – источников комплектования архивного отдела описи дел постоянного срока хранения;
- согласование описей документов по личному составу организаций – источников комплектования архивного отдела (а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в архивный отдел).

11. Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации о составе и содержании документов архивного отдела, исполняет их запросы на документную информацию.

12. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную информацию путем выдачи в установленном порядке дел во временное пользование.

13.Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдает архивные справки, копии, выписки из документов.

14. Использует документы архивного отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, проведение радио и телепередач, публикаций архивных документов и материалов по ним в периодической печати.

15. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного отдела, консультирует их по вопросам розыска архивных документов.

16. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

17. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.